改善提案が出ない会社｜出した人が損をしていないか

朝礼で「何か改善のアイデアがあれば出してください」と呼びかけた。提案箱も置いた。それでも1件も出てこない。たまに出ても、毎回同じ人。現場は不満を口にしているのに、提案という形になると黙ってしまう。そんな状態に心当たりのある経営者・管理職の方に向けて書きます。

提案制度の作り方や、報奨金をいくらにするかの話はしません。提案が出てこない理由を分けて、最初に何を変えればいいかを順番に並べます。

改善提案が出ないのは、出した人が損をする仕組みだから

提案が出ないのは社員の意識の問題ではなく、出すと損をする仕組みになっていることが原因です。

不満はあっても、伝える人は少ない

現場に言いたいことが無いわけではありません。厚生労働省の「令和元年労使コミュニケーション調査」は、常用労働者30人以上の民営事業所とそこで働く人を対象にした調査で、労働者調査の有効回答は3,288人です。過去3年間に自分の処遇などについて不平や不満が「ある」と答えた人は33.7%でした。一方、それを事業所などに伝えたことが「ある」人は11.7%にとどまっています。

この調査が聞いているのは改善提案ではなく、自分の処遇についての不平や不満です。それでも、思っていることと、実際に口に出すことの間に大きな差があることは読み取れます。

伝えても、納得のいく結果になるとは限らない

同じ調査で、不平や不満を伝えたことがある人に結果を聞くと、「納得のいく結果が得られた」は18.2%、「検討中のようである」は24.5%、「納得のいく結果は得られなかった」は45.2%でした。

伝えた人の多くが、納得できないまま終わっているか、どうなったか分からないまま待っています。一度そうなった人は、次からは言わなくなります。改善提案も同じです。出しても何も起きなかった経験が、次の提案を止めます。

出ないのには、理由が3つある

改善提案が出ない会社では、たいてい次の3つが重なっています。

• 出した提案がどうなったか、本人に返ってこない
• 提案した人が、そのまま担当にされて仕事が増える
• 書式や承認の手順が重く、出すこと自体が手間になる

どれも、出した人だけが損をする形です。黙っていれば何も起きないのに、出すと手間が増えるか、無視されるか。そうなっていれば、出ないのは当然です。

3つの原因ごとに、先に変えること

返事が無いなら返し方を、仕事が増えるなら動かす人を、出し方が重いなら入口を変えます。

返事が無い：1週間以内に「やる・やらない・保留」で返す

いちばん効くのは、出てきた提案に必ず返事をすることです。採用するかどうかより、返ってくるかどうかが次の提案を左右します。

返事は3種類で足ります。「やる」「やらない」「保留（いつまでに決めるか）」です。やらない場合も、理由を一言添えて返します。「費用が合わない」「今は別の仕事を優先する」で十分です。いちばん悪いのは、受け取ったまま何も言わないことです。

期限は1週間を目安にしてください。1か月たってから返ってきた返事は、出した本人がもう忘れています。

仕事が増える：採用した提案は会社側で動かす

「いい案だね。じゃあ、あなたがやって」。これを一度言うと、その職場から提案は出なくなります。提案した人は、自分の仕事に上乗せで改善の作業を背負うことになるからです。

採用した提案は、管理職か経営者が引き取って動かします。提案した人に頼むのは、やり方の相談に乗ってもらうことまでにします。業務改善ができない会社の共通点でも書いたとおり、改善する人と得をする人が違うと続きません。提案も同じで、出した人の仕事が軽くなる形にする必要があります。

出し方が重い：一言で出せる入口を作る

所定の用紙に、現状・問題点・改善案・効果を書いて、上長の印をもらって提出する。こうした書式は、提案を選別するには便利ですが、出す側にとっては重すぎます。

最初は「困っていること」を一言書くだけで受け付けてください。改善案まで書けなくてかまいません。困りごとが分かれば、どう直すかは会社側で考えられます。紙でもチャットでも、本人がいちばん書きやすい場所で受けます。

提案の数を目標にしない

提案が出ないからといって、件数のノルマや報奨金から始めると、かえって中身が薄くなります。

件数を追うと、出すための提案が増える

「1人月1件」と決めると、件数はそろいます。けれど、目標を埋めるための提案が混ざり、本当に困っていることは埋もれます。返事をする側の手間も増え、さきほどの「1週間以内に返す」が守れなくなります。

大きい会社には、提案を審査する委員会や、等級ごとの報奨金表を持つ進め方があります。人手の足りない中小企業がそれをまねると、制度を回すこと自体が仕事になります。同じ「提案が出ない」でも、人数も業種も違えば、合う形は一社ごとに違います。

見るのは、何が減ったか

追うべきは件数ではなく、採用した提案で何が減ったかです。毎日10分かかっていた確認が無くなった、同じ電話の問い合わせが減った。こうした結果を、提案した人の名前と一緒に社内で共有します。

自分の一言で職場の手間が減ったと分かれば、次も出したくなります。「改善提案制度を導入した」こと自体には意味がありません。何が減ったかだけが意味を持ちます。

「どこから声を拾えばいいか」から、ご相談ください。いま現場で困っていることを一緒に並べて、最初に返す1件を決めるところから始めます。

最初の1件の返し方で、次の提案が決まる

制度を整えるより先に、いま手元にある1件にどう返すかを決めてください。

提案が出ない会社でも、過去に誰かが何か言ったことはあるはずです。会議でこぼした一言や、雑談の中の「これ面倒なんですよね」でもかまいません。それを拾って「あの件、こうしました」と本人に返すところから始めます。

返すときは、小さくてすぐ終わるものを選びます。1週間で片づく改善を1つ動かして、結果を見せる。これを何度か繰り返すと、「言えば変わる」という空気ができます。派手な全社改革から入ると続きません。地味な1件から入ります。

AIや新しいツールを使うかどうかは、その後の話です。困りごとが集まってくれば、その中にツールで減らせるものが見えてきます。現場の人がAIに詳しくなる必要はありません。

今日からやること

よくある質問

改善提案が出ないのは、社員のやる気が無いからですか。

多くの場合、やる気ではありません。出した提案に返事が無い、出した人の仕事が増える、出し方が重い、のどれかで出した人が損をする形になっています。まず、過去に出た提案にきちんと返事をしたかを振り返ってください。

報奨金を出せば、改善提案は増えますか。

件数は増えることがありますが、中身が伴うとは限りません。返事が無い、出した人に作業が回る、という形のままだと、報奨金があっても出した人の損は残ります。先に返し方と動かし方を変えてから考えてください。

改善提案を出しても、くだらない内容ばかりです。

小さい提案ほど、すぐに動かして結果を返しやすい材料です。くだらないと感じる提案にも「やる・やらない」で返し、すぐ終わるものから動かしてください。小さな提案が通る職場で、大きな提案も出てくるようになります。

毎回同じ人しか提案しません。

提案した人に作業が回っていないかを確認してください。出すたびに仕事が増えていれば、ほかの人は出しません。採用した提案を会社側で動かすようにすると、出す人の顔ぶれが変わっていきます。

まとめ

改善提案が出ないのは、社員にやる気が無いからではありません。出した提案がどうなったか見えない、出した人の仕事が増える、出し方が重い。この3つが重なって、出した人だけが損をする仕組みになっています。

最初に変えるのは集め方ではなく返し方です。出てきた1件に1週間以内に「やる・やらない・保留」で返し、採用した提案は会社側で動かし、入口は一言で出せる形にします。件数ではなく、何が減ったかを見てください。

改善の進め方と止めどきは「業務改善ができない会社の共通点」、出てきた反対の声を計画に入れる方法は「AI導入への反対意見は説得しない」、特定の人の頭の中にしかない仕事を書き出す方法は「属人化はAIで解消できるか」で書いています。