Geminiに社員と同じアカウント｜先に見るのは共有範囲

Google Workspaceで仕事をしている会社に関係する発表がありました。Google Cloudは10月8日、仕事用のAI「Gemini agent」を発表しました。手順を一つずつ指示するのではなく、目標を渡すと計画から仕上げまで進めるAIです。従業員20人の会社に関係するのは、賢さより別の点です。チームで使うAIには、社員と同じように自分のアカウントが付きます。そのAIが何を見られるかは、いま社内でファイルを誰に共有しているかで決まります。

今日やること 1つだけです。Googleドライブで「社内の全員が見られる」設定になっているフォルダと、人数の多い共有ドライブを書き出す。AIをチームに入れたとき、そこに入っているものがそのまま見える範囲になります。 何もしなくていい人 Google Workspaceを使っていない会社です。また、Workspaceを使っていても、今は申し込みや設定の変更は要りません。

何が起きたか

Google Cloudは2026年10月8日の発表会「Gemini at Work 2026」で、仕事用のAI「Gemini agent」を出しました。内容は公式ブログにまとまっています（Google Cloud Blog：Welcome to Gemini at Work 2026: Introducing the Gemini agent）。小さな事業者向けの説明も別に出ています（Google Cloud Blog：Empowering SMBs to do more with Gemini）。小さな会社に関係するところだけ抜き出します。

• Gmail、ドライブ、ドキュメント、スライド、スプレッドシート、Chat、カレンダーの中でGeminiを呼んで使う
• 受け取ったメールを見て、任せられそうな作業をGeminiのほうから提案する
• チーム全体で使う「同僚のようなエージェント」を作れる。このエージェントは、メールアドレス・カレンダー・ドライブ・社内の名簿への登録が付いた、自分のWorkspaceアカウントを持つ
• 同僚のようなエージェントは、使う人ではなく自分のIDで動く。見えるのは共有されたものだけで、範囲はチームがすでに使っている共有設定と所属に従う
• 権限はセキュリティ管理者が承認する。Geminiの操作はすべて記録に残り、どのエージェントがやったかが分かる
• 中ではGeminiのほかにAnthropicのClaudeも使い分ける。AsanaやDropbox、Slack、Shopifyなどの外部サービスにもつながる
• 小さな事業者向けには、いま一部の会社が先行して使っている段階で、近く全員に広げるとしている。料金と、どの契約で使えるかは、発表文にはまだ書かれていない

中小企業にとって何が変わるか

変わるのは1点です。AIが「誰かの道具」から「社内の一人」になります。

これまでのAIは、使う人の画面の中で動いていました。社員がGeminiに頼めば、Geminiが見られるのはその社員が見られるものだけです。責任の線も、その社員のところで引けました。

チームで使うエージェントは違います。自分のアカウントを持ち、名簿に載り、メールを受け取ります。社員を一人迎えるのに近い形です。そして、新しく入った社員が何を見られるかは、本人ではなく社内の共有設定で決まります。AIも同じです。「全員が見られる」にしてあるフォルダ、ほぼ全員が入っている共有ドライブは、AIを入れた瞬間にAIからも見えるようになります。

ここで困るのは、共有設定を作った当時のことを誰も覚えていない会社です。人数が少ない会社ほど「とりあえず全員に共有」で回してきています。人だけなら大きな問題にならなかった設定が、AIが中身を読んで要約し、メールに書き、別の人に渡すようになると、効き方が変わります。

うちは当てはまるのか

自社の状況を、次の表で確かめてください。

4行目と5行目が今日の話の中心です。設定が悪いわけではありません。少人数で速く回すには合理的でした。ただ、AIを一人入れる前に、その設定のまま入れてよいかを一度だけ見直す価値があります。

よくある誤解：「AIが勝手にドライブを全部見る」

社内にAIが入ると聞くと、会社のファイルがまるごと読まれるように感じます。発表文の説明は違います。同僚のようなエージェントが見えるのは、共有されたものだけです。勝手に範囲を広げる仕組みではありません。

ただ、裏を返すと「共有されていれば見える」ということです。安心材料にも不安材料にもなるのは、AIの性能ではなく社内の共有設定のほうです。全面禁止を考えるより、共有の範囲を整えるほうが実際の守りになります。

いま何をすべきか／何もしなくていいか

Google Workspaceを使っている会社は、次の順番で準備します。どれも、今日すぐ申し込む話ではありません。

1. 「全員が見られる」ファイルとフォルダを書き出す。特に給与、見積、顧客の一覧、人事の書類がどこにあるかを確かめます
2. 共有ドライブを、入る人で分けられるか考える。全員で使う場所と、限られた人だけの場所を分けておけば、AIを入れる場所も選べます
3. AIに任せる仕事を、新人に任せるときと同じ基準で決める。アカウントを持つAIは、権限の考え方も新人と同じでよいはずです
4. 料金と対象の契約が出てから、試すかを決める。今は一部の会社の先行利用の段階です。発表を待っても遅れません

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チームにAIを一人入れるなら、何を任せて何を任せないかの線引きが先に要ります。人に任せるときと同じ基準で考える方法は、AIに任せていい仕事の見分け方｜判断は新人と同じ基準でで書いています。アカウントを持つAIには、この考え方がそのまま当てはまります。

共有範囲を見直そうとしても、どのファイルが何なのか分からなければ手が止まります。AIが中身を探して読むときも同じです。名前の付け方を揃える話はファイルを探す時間が減らない会社へ｜名前は3項目で揃えるにまとめています。

Google WorkspaceとAIの入れ方を一緒に整理したいときは、お問い合わせからご相談ください。