Meetが会議後のメールを下書き｜送る人を先に1人決める

Google Meetで会議を終えると、その後の画面に「この会議のルーティン」という欄が出るようになりました。押すと、Geminiが会議の内容からフォローアップメールの下書きをGmailに作ったり、決まったやることをGoogle ToDo リストに送ったりします。

会議のあとの「本日はありがとうございました。決まったことは次のとおりです」というメールを書く手間が減る機能です。ただ、会社として決めておかないと、かえって連絡が乱れる場面があります。

今日やること 社外の人と会う会議では、会議後のメールを送る人を1人に決めておく。多くの場合は主催者で足ります。AIが作った下書きは、送る前に「決まったこと」と「相手に見せてよいこと」の2点だけ確かめる。 何もしなくていい人 Google Workspaceを使っていない会社と、Meetの「自動でメモを取る」をオンにしていない会社です。この機能はメモが取られた会議でだけ出ます。

何が起きたか

Googleの管理者向けのお知らせ（Google Workspace Updates）に、10月12日付で次の内容が載りました（Find your routine next steps on the post-meeting screen in Google Meet）。

• 会議後の画面に「この会議のルーティン」が出て、ワンタップで有効にできる
• 最初に使えるのは、Gmailでフォローアップメールの下書きを作ることと、やることをGoogle ToDo リストに送ることの2つ。ほかにも追加予定
• 会議中に「自動でメモを取る（Take notes for me）」がオンになっていないと出ない
• 1回きりの会議にも、定例の会議にも使える。自分のすべての会議に同じ動きを付けることもできる
• 既定でオン。管理者は会社全体・部署・グループ単位で止められる
• 対象はBusiness Standard・Business Plus・Enterprise Standard・Enterprise Plusなど。Business Starterは対象に入っていない

展開は10月5日から段階的に始まっていて、画面に出るまで15日以上かかる場合があると書かれています。

中小企業にとって何が変わるか

メールの「下書き」が、会議に出た人の数だけできる

この機能は、会議に出た一人ひとりが自分の画面で使えます。社外の人との打ち合わせに社内から3人出ていれば、3人がそれぞれ下書きを作れることになります。

これまでも「誰がお礼のメールを送るか」はあいまいになりがちでした。それでも、メールを一から書くのは手間なので、自然と主催者か営業担当が送っていたはずです。下書きが一瞬でできるようになると、気を利かせた人が別々に送り、相手に同じような内容のメールが2通、3通と届くことが起きます。逆に、全員が「誰かが送っただろう」と思って、誰も送らないこともあります。

下書きには、社内向けの話も混ざりうる

会議のメモは、会議中に話されたことから作られます。社外の人が退出したあとに社内だけで話した値引きの相談や、相手の担当者についての感想が、メモに残っていることがあります。

告知に書かれているのは「下書きを作る」ことで、自動で送るとは書かれていません。送る前に人が読めば止められます。ただ、下書きがよくできているほど、読み飛ばして送りたくなります。「すべての会議に付ける」設定にした場合は、なおさら1通ずつ読む意識が薄れます。

うちは当てはまるか

よくある誤解：「AIがやることを拾ってくれるから、抜け漏れが減る」

やることがGoogle ToDo リストに入ること自体は便利です。ただ、ToDoに入ったからといって、誰かが実行するとは限りません。

会議では「検討します」「確認しておきます」のような、誰がいつやるのか決まっていない言葉がよく出ます。AIはそれも「やること」として拾うかもしれません。担当と期限が決まっていないものがToDoに積み上がると、リストは数日で見られなくなります。抜け漏れを減らしたいなら、AIに拾わせる前に、会議の最後に「誰が・いつまでに」を口に出して確かめるほうが効きます。AIが拾うのは、そこで話された言葉だからです。

いま何をすべきか

順番は次のとおりです。

1. 社外との会議で、会議後のメールを送る人を決める。主催者に決めておけば、ほとんどの会議で迷いません。主催者以外は、下書きができても送らない、と一言伝えておきます
2. 送る前に確かめる2点を決める。「決まったことが合っているか」と「相手に見せてよい内容か」だけです。全文を直す必要はありません
3. 「すべての会議に付ける」は、何回か使ってからにする。最初の数回は会議ごとに押して、下書きの出来を見てから決めます

社内で「使わない」と決めたなら、管理者が会社全体で止めることもできます。ただ、止める前に一度だけ、主催者が自分の会議で試してみることをおすすめします。会議後のメールに毎回時間を取られている人にとっては、減る手間が見えやすい機能だからです。

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AIが作るメモやメールが長くなりすぎるときは、残すものを絞るのが先です。議事録が読まれない会社の書き方｜残すのは決まったことだけで、会議の記録に何を残せば読まれるかをまとめました。

ToDoに入ったやることが溜まって、結局見られなくなる会社は、チームのタスク管理が続かない理由｜先に決めるのは更新する人を読んでみてください。道具を替える前に決めることを書いています。

会議のあとの連絡やToDoの流れをどこまでAIに任せてよいか迷ったら、お問い合わせからご相談ください。