承認フローが長い会社の減らし方｜差し戻しを数える

備品を1つ買うのに、課長、部長、経理、役員の順に回る。急ぎの見積りを出したいのに、承認者の1人が出張中で止まっている。やっと最後まで行ったと思ったら、書き方が違うと差し戻されて、また最初から回し直す。申請した本人は、そのあいだ何もできずに待っています。

「承認フロー 長い」で検索すると、ワークフローのシステムを入れて電子化する話がたくさん出てきます。ただ、電子化しても段の数は変わりません。この記事では、ハンコの数ではなく、どこで時間が消えているかを見て、減らす段を決める手順を書きます。

承認フローが長いのは、段数より「止まる場所」のせい

時間を食っているのは段の数そのものではありません。差し戻しと、承認者の手元で止まっている時間です。

承認が遅いと感じるとき、たいてい原因は次の3つのどれかです。

段が4つあっても、それぞれがその日のうちに通れば、遅いとは感じません。逆に、段が2つしかなくても、差し戻しが毎回起きれば何日もかかります。だから最初に見るのは、段の数ではなく、どこで止まっているかです。

ワークフローを電子化しても、段数は減らない

紙の稟議書をシステムに移しても、承認者の並びはそのまま残ります。紙が画面に変わるだけで、待つ場所は同じです。

紙の承認を電子化する話は、ペーパーレスが進まない理由｜先に決めるのは「残す紙」に書きました。社内で完結する承認から電子化するのは、正しい順番です。ただ、電子化には限界があります。

システムを入れるとき、多くの会社は今の紙の経路をそのまま画面に写します。課長、部長、経理、役員。この並びを見直さずに移すと、出張先からスマホで押せるようになる分は速くなります。けれども、差し戻しの回数も、中身を見ずに押している段も、そのまま残ります。

押印そのものについても、国が考え方を示しています。内閣府・法務省・経済産業省の「押印についてのQ&A」は、特段の定めがある場合を除き、契約に押印をしなくても効力に影響は生じないとしたうえで、不要な押印を省略したり、押印以外の手段で代替したりすることが有意義だとしています（法務省「押印についてのQ&A」PDF）。これは主に契約書の話ですが、社内の承認はもっと自由です。誰が何を承認するかは、自社だけで決められます。

減らす段は「差し戻し」と「素通り」で見つける

要らない段は、話し合いでは見つかりません。差し戻しの理由と、承認者が何を直したかを集めると見えてきます。

「この承認は要るのか」と会議で聞くと、たいてい全員が「念のため要る」と答えます。だから、意見ではなく記録を見ます。直近の数か月分、申請がどう流れたかを集めます。業務の棚卸と同じで、全部を書き出す必要はありません。件数の多い申請（経費、購買、休暇など）から1つ選べば足ります。棚卸の範囲の絞り方は業務棚卸のやり方｜全部書き出さないで済ませるに書きました。

差し戻しの理由を集める

差し戻しが起きた申請について、理由を1行ずつ書き出します。並べると、だいたい似た理由が繰り返し出てきます。「添付が足りない」「書式が古い」「勘定科目が違う」など。

繰り返し出てくる理由は、承認者が悪いのではなく、申請の入口で防げるものです。申請書の項目を必須にする、記入例を添える、選択肢から選ばせる。入口で防げれば、その差し戻しは消えます。ここはAIにも手伝わせやすいところで、差し戻し理由の一覧を渡して似たものをまとめさせれば、手で分類するより早く終わります。

何も直していない承認者を探す

次に、承認者ごとに「差し戻したこと」「コメントを付けたこと」があるかを見ます。数か月のあいだ、一度も差し戻さず、一度もコメントを付けていない段があれば、それは中身を見ずに通している可能性が高い段です。

その人を責める話ではありません。その段は、もう判断の役目を果たしていないということです。外すか、「回覧（見るだけで止めない）」に変えるかを考えます。回覧にすれば、知っておきたい人は見られて、申請は止まりません。

金額や種類で経路を分ける

すべての申請が同じ経路を通っていると、少額の申請まで役員の手元で止まります。一定の金額までは課長で決裁、それを超えたら部長、というように金額で経路を分けると、件数の多い少額の申請が速く抜けます。どこで線を引くかは、会社によって違います。過去の申請の金額の分布を見て、自社で決めてください。

「うちの承認、どこを減らせばいいか分からない」ところから、ご相談ください。いまの申請の流れを一緒に見て、減らせる段を探すところから進めます。相談と見積りに費用はいただきません。

減らさなくていい段もある

お金が出ていくもの、取り消せないもの、外に出るものの段は、残してかまいません。速さより、止める役目のほうが大事な段です。

承認を減らす話をすると、「全部なくせばいい」と聞こえることがあります。そうではありません。振込、契約、取引先に出す書類。取り消しがきかないものは、もう1人が見る段があったほうが安全です。

大きな会社の決裁規程を見ると、細かく段が分かれています。ただ、それは承認者の数が多く、専任の部署がある会社の作りです。人手の足りない会社がそのまま真似ると、同じ人が何段も兼ねて、自分で自分を承認するような形になりがちです。自社の人数で回る段だけを残します。

減らしたら、それで終わりにしないことも大事です。承認が速くなったかどうかは、申請から決裁までの日数で確かめます。「システムを入れた」「段を減らした」は、それだけでは何も意味しません。待つ時間が減ったかどうかだけが意味を持ちます。改善が続かない会社の共通点は業務改善ができない会社の共通点｜「疲れた」が出たら止めどきに書きました。

今日からやること

よくある質問

ワークフローシステムを入れれば承認は速くなりますか。

出張先から押せるようになる、どこで止まっているかが見える、という分は速くなります。ただ、今の紙の経路をそのまま写すと、段の数と差し戻しは残ります。システムを入れる前に、経路を見直してから移すほうが効果は大きくなります。

承認者を外すと、上の人から反発されませんか。

外すのではなく、回覧に変える形なら受け入れられやすくなります。見たい人は今までどおり見られて、申請は止まりません。そのうえで、数か月分の記録で「この段では差し戻しが起きていない」と示すと、話が感情論になりにくくなります。

差し戻しを減らすには、申請者への教育が必要ですか。

教育より、申請書の入口を変えるほうが確実です。必須項目にする、選択肢から選ばせる、記入例を横に置く。人が覚えなくても間違えにくい形にすれば、新しく入った人でも同じように申請できます。

少額の申請は承認なしにしてもいいですか。

会社によります。金額で経路を分けて、一定額までは1段で決裁するのが現実的です。承認をなくす場合でも、あとから誰が何を買ったかを見られるようにしておけば、困ったときに確かめられます。

まとめ

承認フローが長いのは、ハンコの数が多いからではありません。時間を食っているのは、差し戻しと、承認者の手元で止まっている時間、そして中身を見ないまま回している承認です。ワークフローを電子化しても、経路をそのまま写せば段数は残ります。

減らす段は、記録から見つけます。差し戻しの理由を集めて入口で防ぎ、何も直していない段を外すか回覧に変え、金額で経路を分けます。お金が出ていくものや取り消せないものの段は残します。減らしたあとは、申請から決裁までの日数で確かめます。

紙の承認を電子化する入口はペーパーレスが進まない理由｜先に決めるのは「残す紙」に、範囲を絞った棚卸は業務棚卸のやり方｜全部書き出さないで済ませるに、改善を続ける考え方は業務改善ができない会社の共通点｜「疲れた」が出たら止めどきに書きました。