ダブルチェックが意味ない理由｜確認を重ねる前に入力を減らす

請求書の金額を間違えて、お客様に謝りに行った。その翌週から、請求書は2人で確認することになった。ところが、しばらくすると同じような間違いがまた起きる。確認した2人に聞くと、どちらも「見たつもりだった」と答える。

確認する側にも言い分があります。自分の仕事を抱えたまま、回ってきた書類を見る。急ぎだと言われ、前の人が見ているからと、ざっと目を通して印を押す。それで間違いが残ると「ダブルチェックしたのに」と言われてしまう。

「ダブルチェック 意味ない」で検索すると、チェックのやり方のコツや、チェックリストのテンプレートが多く出てきます。この記事では、確認のやり方を工夫する前に、確認しなければいけない作業そのものを減らす順番を書きます。

ダブルチェックが意味ないと言われるのは、2人とも「相手が見る」と思うから

確認する人を2人にすると、1人目は「あとで見てもらえる」、2人目は「前の人が見ている」と考え、どちらの確認も緩みます。

1人で確認していたときは、見落とせばそのまま外に出ます。だから慎重に見ていました。2人目が置かれると、1人目の気持ちは少し軽くなります。2人目のほうも、回ってきた書類はすでに一度確認されたものです。間違いがあるとは思って見ていません。こうして、2人分の確認をしているはずが、実際にはどちらも半分ずつしか見ていない状態になります。

これは事務の現場に限った話ではありません。確認を何重にも重ねている医療の現場でも、同じことが記録されています。日本医療機能評価機構の医療事故情報収集等事業の報告書では、医薬品に関わる分析のテーマとして「ダブルチェックに関連した事例」が取り上げられ、その中に「チェック者がいなかったためダブルチェックを行わなかった事例」「焦っていたためダブルチェックを行わなかった事例」「ダブルチェック済だと思い実施しなかった事例」が並んでいます（医薬品医療機器総合機構「令和5年度 第2回医薬品・再生医療等製品安全使用対策検討会結果報告」）。人も時間も足りないとき、確認は飛ばされ、「済んだはず」と思い込まれる。ダブルチェックを決まりにしても、それだけでは防げないということです。

つまり、ダブルチェックが意味ないと感じられるのは、確認する人の注意が足りないからではありません。人の確認を重ねるという仕組みそのものに、手が緩む理由が組み込まれているからです。

確認を増やす前に、確認が要る作業を減らす

ミスの多くは、手で写す・手で打つところで起きます。確認する人を増やすより、写す作業と打つ作業そのものを減らすほうが確実です。

請求書の金額の間違いをたどると、たいてい元になる数字がどこかから手で写されています。見積書から受注の表へ、受注の表から請求書のソフトへ。写すたびに間違える機会が生まれ、そのたびに確認が要ります。同じ数字が2か所にある限り、ずれは起きます。

だから、順番はこうなります。

1. なくす：写す先そのものをやめる。元の表を直接見てもらう、入力する場所を1つにする
2. 機械で突き合わせる：残った転記は、合計・件数・取引先コードの一致をソフトや表計算で照らし合わせる
3. 人が見る：それでも残るもの、機械では判断できないものだけを人が確認する

1つ目の「なくす」の考え方は、転記作業の無駄をなくす｜自動化の前に、消す転記を分けるに詳しく書きました。

機械の突き合わせは、地味なもので足りる

2つ目の「機械で突き合わせる」は、大がかりなシステムでなくて構いません。たとえば次のようなものです。

• 請求書の合計と、受注の表の合計が一致しているかを、表計算の式で表示する
• 取引先名を手で打たず、一覧から選ぶようにする（打ち間違いが起きなくなる）
• 今月の件数と、先月の件数を並べて表示し、極端に違えば色が変わるようにする

人が1件ずつ目で追うより、合計が合っているかを1か所で見るほうが、確認は短く、確かになります。一致しなかったときだけ、人が中身を見に行けばいいからです。

最近は、AIに書類を読ませて確認させる方法も紹介されています。紙やPDFの書類から数字を読み取るところでは役に立ちます。ただ、AIの出力にも間違いは混ざるので、AIを「2人目の確認者」として置くと、人のダブルチェックと同じ緩みが起きます。AIに任せるなら、出てきた数字を元の書類の合計と突き合わせる、というように、確かめ方まで決めておきます。AIの出力の確かめ方はAIの回答が信用できないときの使い方｜聞かずに渡すに書きました。

人が見る確認を残すなら、見る所を分ける

残すダブルチェックは、1人目と2人目が同じ書類を同じように見るのをやめ、それぞれが見る所を決めます。見たら、見た所に印を残します。

2人が同じように全体を見ると、さきほどの「相手が見るはず」が起きます。そこで、見る所を分けます。たとえば請求書なら、作った人は金額と数量、2人目は宛先と振込先、というように分けます。自分しか見ない箇所があると分かっていれば、手は緩みません。

見る所は、間違えたときに困るものから選びます。お金の金額、送り先、社外に出る文面。逆に、社内の書類の体裁や、間違えても後から直せるものは、ダブルチェックから外して構いません。全部を2人で見ようとすると、確認が回ってくる量が増え、また「ざっと見て印を押す」に戻ってしまいます。

チェックリストは3項目まで

チェックリストを作るときも同じです。項目が20も並んでいると、上から順に印を付けるだけになり、形だけの確認になります。そのリストで本当に止めたい間違いを3つまで選び、それだけを書きます。止めたい間違いが変わったら、項目も入れ替えます。

大きな会社では、確認の段数を増やし、手順書で細かく決めることで間違いを防いでいます。人手の足りない会社がその形をまねすると、確認待ちの書類が机に積まれるだけになります。承認の段数も同じで、増やすほど1段ごとの確認は薄くなります。段数の減らし方は承認フローが長い会社の減らし方｜差し戻しを数えるに書きました。どの確認を残すかは、会社ごとに違います。自社で間違えたときに困るものだけを残せば十分です。

「うちのダブルチェック、減らしていいのか分からない」ところから、ご相談ください。いまの確認作業を一緒に並べて、なくすもの・機械に任せるもの・人が見るものに分けるところから始めます。

今日からやること

よくある質問

ダブルチェックをやめたら、ミスが増えませんか。

やめるのは、間違えても困らないものの確認です。お金や送り先など困るものは残し、そのかわり見る所を分けて確認を濃くします。2人で全部を薄く見るより、決めた所を確実に見るほうが、外に出る間違いは減らしやすくなります。

1人しかいないので、ダブルチェックができません。

その場合こそ、機械の突き合わせが役に立ちます。合計の一致や、一覧から選ぶ入力は、2人目がいなくても間違いを止めてくれます。人が見る確認は、作ってすぐではなく、時間を空けてから見直すと、自分の思い込みに気づきやすくなります。

チェックリストが形だけになってしまいます。

項目が多すぎることがほとんどです。止めたい間違いを3つまでに絞り、それ以外は書かないようにします。項目ごとに「見た数字」を書き込む欄にすると、印だけ付けて済ませることが難しくなります。

AIにダブルチェックを任せられますか。

紙やPDFから数字を読み取る作業には使えます。ただ、AIの出力にも間違いは混ざるので、AIを2人目の確認者にするのではなく、AIが読み取った数字の合計を元の書類と突き合わせる、というように確かめ方まで決めてから使います。

まとめ

ダブルチェックが意味ないと言われるのは、2人とも「相手が見るはず」と思い、どちらの確認も緩むからです。確認する人を増やす前に、手で写す・手で打つ作業そのものを減らし、残った転記は合計や件数を機械で突き合わせます。人が見る確認を残すなら、間違えたときに困るものだけに絞り、1人目と2人目で見る所を分けます。

「ダブルチェックを徹底した」「AIでチェックを自動化した」は、何も意味しません。確認にかかる時間が減ったか、外に出る間違いが減ったか。それだけが意味を持ちます。

写す作業を減らす手順は転記作業の無駄をなくす｜自動化の前に、消す転記を分けるに、AIの出力の確かめ方はAIの回答が信用できないときの使い方｜聞かずに渡すに、承認の段数の減らし方は承認フローが長い会社の減らし方｜差し戻しを数えるに書きました。