報告書に時間がかかる理由｜読む人の質問から型を作る

月末になると、今月の業務報告書を書く時間がやってきます。ファイルを開いてから、今月何があったかを思い出すためにメールやチャットをさかのぼり、作業の記録を探し、数字を表から書き写します。半日かけて出すと、上司から「で、先月と比べてどうなの」「あの件はどうなった」と聞かれ、また調べて書き足します。来月も同じことを繰り返します。

「報告書 時間かかる」で検索すると、報告書の書き方のコツや、テンプレートの配布ページが多く出てきます。この記事では、その手前の話をします。時間を食っているのは文章を書く作業ではなく、思い出す・集める・聞き返される時間だという見立てと、その時間を減らすために型を作る順番です。

報告書の時間は「書く」より「思い出す・集める」で消える

報告書にかかる時間のうち、文章を書いている時間はわずかです。多くは、何があったかを思い出す時間、材料を集める時間、出した後に聞き返されて書き足す時間です。

報告書ができあがるまでを分けると、次のようになります。

1. 期間中に何があったかを思い出す
2. 数字や記録を探して集める
3. 文章にまとめる
4. 提出する
5. 読んだ人から聞き返され、調べて書き足す

手間に感じるのは3の文章にまとめる作業ですが、時間を使っているのは1・2と5です。文章を速く書くコツを身につけても、思い出す・集める・聞き返されるの3つが残っていれば、報告書にかかる時間はほとんど変わりません。

同じ「報告」でも、毎日の日報は、読んで何かを決める人がいないなら、やめてよいものです。日報が意味がないと言われる理由｜読む人がいないならやめていいにそう書きました。この記事で扱うのは、その逆で、読む人がいて、その人が報告書を使って何かを決めているものです。月次の業務報告、取引先へ出す作業報告書、トラブルが起きたときの報告などが当たります。

報告書に時間がかかる3つの原因

時間がかかる原因は、読む人が何を知りたいかが欄になっていないこと、材料が書く日にまとめて集められること、書き方が人ごとに違って前回を使い回せないことの3つです。どれも書く人の文章力とは関係がありません。

読む人が何を知りたいかが欄になっていない

報告書の様式が「今月の業務内容」「所感」のような大きな欄だけだと、書く人は何をどこまで書けばよいか分からず、思いつく順に書きます。読む人は、自分が知りたいことが書かれていないので聞き返します。聞き返される内容は、毎月ほとんど同じです。「先月と比べてどうか」「止まっている件はあるか」「自分が決めなければいけないことはあるか」。毎回同じ質問が出るのに、それが欄になっていないので、毎回同じ往復が起きます。

材料が書く日にまとめて集められる

報告書を書く日に、1か月分の出来事をまとめて思い出そうとすると、メール・チャット・表計算・手帳を行き来することになります。忘れていた件が後から見つかって書き直すこともあります。材料は日々の仕事の中にすでにあるのに、報告書を書く日まで1か所に集まっていないことが、時間を食っています。

書き方が人ごとに違い、前回を使い回せない

同じ報告書でも、担当者によって書く順番や細かさが違うと、読む人は毎回読み方を変えなければなりません。書く人も、前回の自分の報告書を開いて「何を書いたか」を確かめてから書き始めます。型が無いと、前回の報告書が次の報告書の材料になりません。

型は「読む人の質問」から作る

報告書の型は、書く人が書きやすい形ではなく、読む人が毎回聞くことから作ります。聞き返される質問をそのまま欄の名前にすれば、書く人は迷わず、読む人は聞き返さずに済みます。

やることは、読む人に「この報告書を読んで、いつも何を確かめていますか」と聞き、その答えを並べることです。本人に聞きにくければ、過去に聞き返された内容を書き出すだけでも足ります。

欄は少ないほうが続きます。読む人が聞かない欄は削って構いません。「所感」のような、書く人も読む人も使い道が分からない欄は、残すより消したほうが報告書は短くなります。

大きな会社なら、報告書の様式は部署ごとに決まっていて、項目も多く、変えるには手続きが要ることがあります。人手の足りない会社に、その様式を持ち込む必要はありません。読む人が社長1人なら、社長が毎回聞く3つを欄にすれば十分です。取引先へ出す作業報告書なら、相手の担当者が社内で説明するときに使う項目を聞いて合わせます。何を欄にするかは、会社ごと、読む人ごとに違って構いません。

「うちの報告書なら、どの欄を残してどれを消せばよいのか」から、ご相談ください。いま書いている報告書と、最近聞き返された内容を持ってきていただき、型を一緒に作るところから始めます。

下書きはAIに任せ、人は事実だけ確かめる

型と材料が揃っていれば、報告書の下書きはAIに任せられます。人がやるのは、数字・日付・名前が材料と合っているかを確かめることだけです。

型ができたら、材料を日々ためる場所を1つ決めます。共有のメモでも表計算のシートでも構いません。出来事があった日に、報告書の欄の名前ごとに1行ずつ書き足しておけば、月末に思い出す時間はほぼ無くなります。

文書作成のソフトには、AIに下書きを作らせる機能がすでに入っていることがあります。Word の Copilot では、作りたい内容をテーマ・対象読者・トーン・形式・長さなどの条件とともに伝えると下書きが作られ、「/」を入力すると既存のファイルを参照元として選べます。下書きは残す・作り直す・捨てるを選べ、追加の指示で直すこともできます。そのうえで、事実・数値・引用・名前などは確認と検証が必要であり、共有する前に内容をどうするか判断するのは使う人の責任だと書かれています（Microsoft サポート「Word の Copilot を使用してコンテンツの下書きと追加を行う」）。

報告書でAIを使うときの順番は、次のとおりです。

1. 報告書の型（欄の名前）と、日々ためた材料のファイルを用意する
2. 「この材料から、この型で、社長向けの今月の報告書を作って」と頼む
3. 出てきた下書きの数字・日付・人や会社の名前を、材料と1つずつ照らし合わせる
4. 「判断してほしいこと」の欄だけは、自分の言葉で書き直す

4の欄を自分で書くのは、ここが報告書でいちばん読まれる場所で、AIには何を判断してほしいかが分からないからです。材料に無いことをAIが書き足していたら、消してください。報告書は、後から「書いてあったのに」と言われる文書です。

型が無いまま「今月の報告書をいい感じにまとめて」と頼むと、AIはそれらしい文章を作りますが、読む人が知りたいことが入っているかは分かりません。結局、出した後に聞き返されます。AIで時間が減るのは、型と材料が先にあるときだけです。判断の要らない連絡をAIに任せ、考える部分を人に残す分け方は、メールの返信に時間がかかる理由｜考える返信だけ分けると同じです。

今日からやること

AIから始める必要はありません。読む人に「いつも何を確かめているか」を聞く、の1つから始めれば十分です。

よくある質問

報告書のテンプレートを使えば、時間は減りますか。

書き始めの迷いは減ります。ただ、配られているテンプレートの欄は、あなたの会社の読む人が聞くこととは限りません。テンプレートを使うなら、読む人が聞かない欄は消し、毎回聞かれることを欄に足してから使ってください。

報告書をAIに書かせても問題はありませんか。

下書きを作らせること自体は問題ありません。気をつけるのは、数字・日付・名前が材料と合っているかと、材料に無いことが書き足されていないかです。社外へ出す報告書は、出す前に必ず人が読んでください。

読む人に聞いても「特に無い」と言われます。

過去に聞き返された内容から欄を作ってください。それも思い出せないなら、その報告書で何かが決まっているかを確かめます。何も決まっていないなら、報告書そのものを減らせるかもしれません。

まとめ

報告書に時間がかかるのは、文章を書くのが遅いからではなく、何があったか思い出し、材料を集め、出した後に聞き返される時間が長いからです。読む人が何を知りたいかが欄になっていないこと、材料が書く日にまとめて集められること、書き方が人ごとに違うことが、その時間を生んでいます。

読む人が毎回聞くことを欄にし、材料は日々ためておき、下書きはAIに任せて、人は事実を確かめます。

「報告書をAIで書けるようにした」ことに意味はありません。報告書1本にかかる時間と、出した後に聞き返される回数が、どれだけ減ったかを見てください。