Meetの会議前に社内ルールを表示｜先に書く1行を決める

Google Meetの会議に入ろうとすると、カメラとマイクを確かめる画面が出ます。参加ボタンを押す手前の、あの画面です。ここに、会社が決めた短い文を出せるようになりました。たとえば「この会議はGeminiがメモを取ります。メモの扱いは社内規程をご確認ください」といった一文です。

録画やAIのメモが当たり前になってきた今、会議に入る前に一言伝えられるのは助かります。ただ、画面に出せるのは自社で決めてある文言だけです。表示の仕組みが先に届いて、出す中身がまだ無い。多くの中小企業は、いまこの状態にあります。

今日やること 会議前の画面に出すとしたら何と書くかを、1行で書いてみてください。書けたら、管理者がその1行を設定します。書けなければ、表示の設定より先に、録画とメモの扱いを決めるところから始めます。 何もしなくていい会社 Google Workspaceを使っていない会社、契約がBusiness Starterの会社です。今回の対象プランの一覧に入っていません。Meetで録画もGeminiのメモも使っていない会社も、急いですることはありません。

何が起きたか

Google Workspaceの公式ブログ「Display Custom Policy in the Green Room before Google Meet Calls」（11月3日掲載）で、次のことが案内されました。

• 管理者が、Meetに参加する前の画面に、短い社内ルールの文を表示できる。詳しい説明のページへのURLも付けられます
• 表示のしかたは2通り。いつも表示するか、録画・文字起こし・Geminiのメモのどれかが動いている会議のときだけ表示するかを選べます
• 最初はオフ。管理者が管理画面のMeetの安全設定から、部署（組織部門）ごとにオンにします。社員の側は何もしなくてよい
• 展開は11月2日から段階的。画面に出てくるまで15日以上かかることがあります
• 対象はBusiness Standard・Business Plus、Enterprise Standard・Enterprise Plusなど。Business Starterは一覧にありません

中小企業にとって何が変わるか

「録っています」を、会議の中で言わなくてよくなる

これまでは、会議の冒頭に主催者が「今日はAIでメモを取ります」と口で伝えるか、何も言わずに始めるかのどちらかでした。口で伝えるやり方は、言い忘れる人が出ます。遅れて入ってきた人は聞いていません。

今回の機能を使えば、参加する前の画面に毎回同じ文が出ます。主催者の性格や忙しさで、伝わったり伝わらなかったりすることがなくなります。

ただし、表示するだけでは「決めた」ことにならない

よくある誤解が1つあります。「画面に出しておけば、周知は済んだことになる」という考え方です。

画面に出るのは、参加ボタンの手前の一瞬です。多くの人は読まずに押します。表示が役に立つのは、その文の裏に「では実際にどう扱うのか」が決まっていて、聞かれたときに答えられる場合だけです。

たとえば「メモは社内規程に従って扱います」と表示しても、その規程が無ければ、取引先に「あのメモは誰が見られるのですか」と聞かれたときに誰も答えられません。表示の仕組みは、決まったことを伝える道具です。決まっていないことを、決まっているように見せる道具ではありません。

表示と同意は、別の道具

Meetには、もう1つ似た設定があります。ヘルプ「Google Meet の自動メモ生成」によると、管理者は、自動メモ・録画・文字起こしを使う前に、参加者全員に明示的な同意を求めることもできます（こちらも最初はオフ）。同意しない人は、その会議から退出することになります。

どちらを使うかは、止めたい強さで決めます。

社外の参加者の画面に、自社が設定した文がどう出るかは、今回の発表では詳しく書かれていません。取引先との会議では、表示に頼り切らず、主催者が冒頭で一言添えるほうが確実です。

いま何をすべきか

やることは3つです。上から順に進めます。

1. 表示する1行を書く。例：「この会議は、録画・文字起こし・AIのメモを取ることがあります。扱いは社内のルールに従います」。この1行が書けるかどうかで、自社のルールの有無がわかります
2. リンク先を用意する。「社内のルール」と書くなら、その中身を1ページにまとめます。メモを誰に共有するか、どこに残すか、記録しない会議はどれか。この3点が書いてあれば足ります
3. 表示する条件を選ぶ。いつも表示すると、すぐに誰も読まなくなります。まずは「録画・文字起こし・メモが動いているときだけ」から始めるのがおすすめです

メモの共有先も、このときに見直してください。Google Meet の自動メモ生成のヘルプによると、主催者は「組織外を含む招待済みゲスト全員」「組織内の招待済みゲスト」「主催者と共同主催者のみ」から選べます。ここでいう招待済みゲストは、実際に参加した人ではなく、カレンダーの招待に入っている全員です。取引先との会議で既定のまま使うと、相手の会社の人にもメモが届くことがあります。

どの会議を記録しないかの分け方は、以前の記事Meetの自動メモが既定オン｜先に分けるのは記録しない会議に書きました。今回の表示は、そこで決めたことを会議の入口で伝えるための道具です。

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表示する1行を書こうとして手が止まった会社は、ルールそのものがまだありません。生成AIの社内ルールは3つで足りる｜急ぐ義務はまだないでは、最初に決めるのは3つだけでよい理由と、その決め方を書きました。会議の記録の扱いも、この3つのどこかに入れれば足ります。

AIのメモが取れるようになっても、読まれなければ意味がありません。議事録が読まれない会社の書き方｜残すのは決まったことだけでは、会議の記録から何を残し、何を捨てるかを書きました。Geminiのメモをそのまま共有する前に、残す形を決めるときに役立ちます。

自社の会議の記録やAIの使い方をどう決めればいいか迷ったときは、お問い合わせからご相談ください。