freeeが使いにくい｜替える前に見直す入力の流れ

クラウド会計がいいと聞いてfreeeを入れた。最初は社長が自分で触っていたが、だんだん入力が追いつかなくなり、経理を手伝ってくれる人に頼んだ。すると「前のソフトのほうが打ちやすかった」と言われる。月末には税理士から「freeeは使いにくいので、仕訳はこちらで直しておきます」と連絡が来る。誰も気持ちよく使っていないなら、別のソフトに替えたほうがいいのではないか。

この記事は、会計ソフトの比較ではありません。freeeが使いにくく感じる原因がどこにあるかと、乗り換えを考える前に何を見直すかを書きます。

freeeが使いにくい原因は、入力の流れが合っていないこと

freeeは「明細から取引を登録する」前提で作られていて、全部を手で打つ使い方をすると、その作りが裏目に出ます。

freee ヘルプセンターの「自動で経理の使い方（明細を元にした帳簿付け）」によると、「自動で経理」は、freeeと同期した銀行口座やクレジットカードの明細を元に、帳簿付けを行う機能です。画面の左半分に明細の内容が、右半分に登録される取引の入力内容が並び、明細を1行ずつ確かめながら登録していきます。

つまりfreeeは、お金の動きが先に入ってきて、人はそれに意味を付けるという順番で使う道具です。ところが、従来の会計ソフトや手書きの帳簿に慣れた人は、領収書や通帳を見ながら、借方と貸方を自分で打ち込む順番で仕事をしてきました。この順番のままfreeeに移ると、慣れない画面で、本来は自動で入ってくるはずのものまで手で打つことになります。

これが「freeeは使いにくい」と言われる正体の一つです。操作が難しいのではなく、道具が想定している入力の流れと、人がやっている流れがずれているのです。

税理士が使いにくいと言うのは、別の理由

「freee 使いにくい 税理士」という検索があるとおり、税理士や経理経験者から使いにくいと言われることもよくあります。仕訳を直接打つことに慣れた人にとっては、取引の画面を経由するのが回り道に感じられます。

同じ「自動で経理の使い方」によると、自動で経理の画面の下部には「仕訳プレビュー」があり、その明細を登録したときに作られる仕訳を確かめられます。表示と非表示は切り替えられます。仕訳で考える人には、まずこの表示を出しておくと、何が起きているかが見えやすくなります。

まず、明細から入っているか、手で打っているかを確かめる

ソフトを責める前に、自社の取引のうち、どれだけが明細から入り、どれだけを手で打っているかを確かめます。

見るのは難しいことではありません。「自動で経理の使い方」によると、自動で経理の画面は［取引入力］メニューの［自動で経理］から開けるほか、ホーム画面で各口座のオレンジ色の未処理明細数を押しても開けます。

• 銀行口座やクレジットカードが同期されていない：明細が入ってこないので、全部を手で打つことになります。使いにくさの一番大きな原因はここです
• 同期はしているが、未処理の明細がたまっている：明細は入っているのに、誰も処理していません。担当が決まっていない状態です
• 明細は処理されているが、同じ取引を手でも打っている：二重に登録されています。月末に税理士が直している仕訳の多くはこれです

手で打っている取引が多いなら、最初にやるのは乗り換えではなく、会社で使っている口座とカードを同期することです。経費の支払いを会社のカードに寄せられれば、明細から入る取引はさらに増えます。転記そのものを減らす考え方は、転記作業の無駄をなくすに書きました。

入力する人と、確かめる人を分ける

全員に同じ画面を触らせず、権限で役割を分けます。現場は領収書を上げるだけ、明細の処理は一人に決めます。

freeeが使いにくいと言われる会社では、社長も経理も現場の社員も、同じ画面で同じように取引を打っていることがあります。全員が会計の画面に慣れる必要はありません。

freee ヘルプセンターの「freee会計のメンバー招待・権限」によると、freee会計には、管理者、一般（経理）、取引登録のみ、閲覧のみ、一般（経理以外）、申請・承認という、あらかじめ用意された権限セットがあります。同じページの権限表を見ると、役割の分け方がそのまま読み取れます。

• 自動で経理で取引を登録できるのは、管理者と一般（経理）だけです
• 取引登録のみは、手で取引を登録できますが、確認や修正ができるのは自分が登録したものだけです
• 一般（経理以外）は、ファイルボックスへのファイルのアップロードや経費の申請などができます。法人プランでこの権限セットを付けたメンバーは、メンバーの招待枠を消費しません

ここから決める分け方は、たとえば次のとおりです。現場の社員は「一般（経理以外）」で、領収書をファイルボックスに上げるか、経費を申請するだけにします。明細の処理は、一般（経理）の担当者一人に決めます。社長は数字を見るだけでよければ、入力の画面から外れます。経費の申請そのものが面倒な場合は、ソフトより先に社内の決まりを疑ってください。その話は経費精算の手間が減らない理由に書きました。

税理士とは、どこまでを誰がやるかを決める

税理士が月末に仕訳を直しているなら、直している中身を一度聞いてください。勘定科目の選び方なのか、二重登録なのか、そもそも明細が処理されていないのか。原因によって、社内で直すことと、税理士に任せることが分かれます。

「freee会計のメンバー招待・権限」の権限表によると、振替伝票の確認・登録や、月締め・年度締めは、デフォルトの権限セットでは管理者だけができる作業です。また、認定アドバイザーの税理士等は、料金の発生するメンバー招待数には含まれず、通常のメンバーとは招待方法が異なります。決算に近い作業を税理士に任せるのか、社内で持つのかを先に決めておくと、誰がどの画面を触るかがはっきりします。

大きい会社の設計は、そのまま持ち込まない

権限セットは、上位のプランでは中身を細かくカスタマイズできます。ただ、人の足りない会社で、最初から部署ごとの権限や承認の経路を作り込むと、設定が終わる前に現場が元のやり方に戻ります。

最初に整えるのは、一つの流れだけで十分です。たとえば「会社のクレジットカードの明細は、毎週金曜に経理担当が処理する」。それが1か月回ったら、次の口座に広げます。

「うちのfreee、どこから入力の流れを直せばいいか」から、ご相談ください。今の入力の流れを一緒に見て、明細から入れる範囲と、誰がどの画面を触るかを決めるところから始めます。

それでも乗り換えるなら、流れを決めてから

乗り換えるかどうかは、入力の流れを決めて試したあとに判断します。

流れを整えても合わない場合はあります。税理士が別のソフトでしか対応できない、業種特有の帳簿が必要、といった場合です。そのときは乗り換えも選択肢です。

ただ、誰がどこから入力するかが決まっていなければ、別の会計ソフトに替えても同じことが起きます。「マネーフォワード 使いにくい」という検索も同じように存在します。替える前に、今の入力の流れを紙1枚に書き出してください。そこに書けない流れは、どのソフトに移しても回りません。道具を替える前に、やめる判断も含めて考える話は、Excel管理から脱却する前にに書きました。

今日からやること

よくある質問

freeeは税理士に使いにくいと言われますが、替えたほうがいいですか。

まず、税理士が何を直しているかを聞いてください。二重登録や未処理の明細が原因なら、ソフトを替えても同じことが起きます。仕訳で考える人には、自動で経理の画面で仕訳プレビューを表示しておくと、登録される仕訳を確かめやすくなります。

freeeの入力は、全員がやらないといけませんか。

全員がやる必要はありません。現場の社員は領収書をファイルボックスに上げるか、経費を申請するだけにし、明細の処理は経理担当に任せる分け方ができます。法人プランでは、「一般（経理以外）」の権限セットを付けたメンバーは招待枠を消費しません。

マネーフォワードのほうが使いやすいですか。

この記事ではソフトの比較はしません。どちらのソフトでも、誰がどこから入力するかが決まっていなければ、同じように使いにくくなります。入力の流れを決めて試してから、合わない理由がはっきりした時点で判断してください。

まとめ

freeeが使いにくいと言われる原因は、ソフトの出来より、入力の流れが合っていないことにあります。freeeは同期した明細を元に取引を登録する作りなので、領収書を見ながら全部を手で打つと、その作りが裏目に出ます。

まず、口座とカードが同期されているか、未処理の明細がたまっていないかを確かめます。そのうえで、権限セットを使って、現場は領収書を上げるだけ、明細の処理は一人、と役割を分けます。税理士とは、どこまでを誰がやるかを決めます。

見るべきは、freeeを入れたかどうかではなく、手で打っている取引がどれだけ減ったかです。減ったあとでも合わなければ、そのときに乗り換えを判断すれば間に合います。