Geminiで資料を直せる｜仕上げた版の置き場を決める

見積書の添え状、社内向けの説明資料、取引先に出す一覧表。これまでAIに手伝わせると、下書きを会話からコピーして、WordやGoogleドキュメントに貼り付けて、体裁を整える、という手間が残っていました。

その「貼り付けて整える」までが、会話の中で済むようになりました。

今日やること 「AIで作った資料は、仕上げたら共有ドライブの決まったフォルダに置く」を、社内チャットで1行流してください。置き場所が決まっている会社は、その場所の名前を書くだけで足ります。 何もしなくていい人 会社でGoogleのサービスを使っておらず、社員がGeminiで仕事の資料を作ることもない会社です。会社のGoogle Workspaceで、Geminiアプリ自体をオフにしている会社も、今回は何も変わりません。

何が起きたか

Googleの10月29日の発表によると、Geminiアプリの会話の中で、ファイルを作り、中身を確かめ、その場で直せるようになりました。

• 直し方は3つ：全画面にして自分で打ち込む、文字を選んで質問する、Geminiに直させる
• 形式：PDFはパソコンのブラウザとスマホの両方。文書・表・スライド・Markdown・テキスト・コードはブラウザのみ
• 出口：スライドはGoogleスライドで開くか、PPTXやPDFでダウンロード。表はGoogleスプレッドシートで開ける。文書はドライブに上げられる

会社のGoogle Workspace、個人事業主向けのWorkspace Individual、個人のGoogleアカウントのすべてで、すでに使えます。

中小企業にとって何が変わるか

「仕上げ」まで会話の中で終わる

これまでは、AIが書いたものを会社の文書に貼り付ける段階で、自然と共有の場所に入っていました。貼り付け先が、会社のドライブだったからです。

これからは、会話の中で体裁まで整い、そのままPDFでダウンロードして取引先に送れます。便利になった分、最後の版が会話の中か、その人のパソコンのダウンロードフォルダにしか無い、という状態が起きやすくなります。

20人の会社でよくあるのは、担当者が休んだ日に「先週出した資料はどれですか」と聞かれて、共有ドライブには直す前の版しかない、という場面です。今回の機能は、この場面を増やす方向に働きます。

この機能だけを止める設定は無い

Googleの発表には、管理者向けの個別の設定は無いと書かれています。止められるのは、Geminiアプリ全体のオン・オフだけです。

つまり「ファイル編集だけ禁止」はできません。そもそも、禁止するほどの話でもありません。便利な機能ですし、使えば資料づくりは確実に速くなります。決めるべきなのは、使い方ではなく仕上げた版の置き場です。

個人のアカウントでも同じことができる

もう1つ見ておきたいのは、個人のGoogleアカウントでも同じ機能が使えることです。社員が自分のスマホで、個人のGeminiに会社のPDFを読み込ませて直す。これは今日から誰でもできます。

会社のアカウントで使っていれば、管理者がGeminiとの会話を書き出せる仕組みもあります（Geminiとの会話を管理者が書き出せる｜先に社員へ伝える）。個人のアカウントには、それがありません。仕事の資料は会社のアカウントで作る。この線は、置き場と一緒に伝えておくのが無難です。

当てはまるかどうかを分ける

最後の行は見落としやすいところです。届いた書類を直接書き換えると、何を受け取ったのかが後から分からなくなります。直すのは控えのほうにする、と決めておけば足ります。

よくある誤解：「Geminiで作った資料は、会社のドライブに入っている」

会社のアカウントで作ったのだから、会社のドライブのどこかに保存されているはず。そう思いがちです。

発表の書き方では、スライドやスプレッドシートで開く、ドライブに上げる、ダウンロードする、はどれも使う人が選ぶ操作として説明されています。選ばなければ、資料は会話の中に残るだけです。会社のアカウントで作ったかどうかと、共有の場所に置いたかどうかは、別の話です。

いま何をすべきか

1. 置き場を1つ決める。新しいフォルダを作らなくても、今ある共有ドライブの「提出済み」などで十分です
2. 社内チャットで1行流す。「AIで作った資料も、仕上げたらここに置く」
3. 仕事の資料は会社のアカウントで作る、と添える。個人のアカウントでは、後から追えません
4. 届いた書類の元は残す。直すのは控えのほうにします
5. ひと月後に、共有の場所を一度のぞく。AIで作ったはずの資料が見当たらなければ、置き場がまだ伝わっていません

AIを入れたこと自体には、意味はありません。資料づくりが速くなっても、出した版が見つからなければ、探す時間がその分増えるだけです。

関連するもっと詳しい話

置き場所をどう決めるかは、社内ツールが乱立したときの片づけ方｜数より置き場所を決めるに書きました。道具の数を減らすより、「どこを見ればいいか」を1つに決めるほうが先、という話で、AIで作った資料にもそのまま当てはまります。

置き場が決まったら、次はファイル名です。ファイルを探す時間が減らない会社へ｜名前は3項目で揃えるでは、日付・取引先・中身の3項目で名前を揃える方法をまとめました。Geminiで仕上げた資料も、置き場に入れるときに名前を付け直す、を手順に入れておけば、ほかのファイルと並びが揃います。

自社でAIの使い方をどう決めればいいか迷ったときは、お問い合わせからご相談ください。