Notionが使われない理由｜1つの用途と持ち主を決める

社内の情報を一か所にまとめたくて、Notionを入れた。議事録も、手順書も、社内のお知らせも、全部Notionに書こうと決めた。最初の数週間はページがどんどん増えた。ところが半年たつと、新しいページを書いているのは一人か二人で、ほかの人は「どこにあるか分からないので、聞いたほうが早い」と言う。開いたページの中身が古く、結局チャットで確かめ直している。

この記事は、Notionの便利な使い方の紹介ではありません。今のNotionが実際に読まれているかをどう確かめるかと、立て直すときに何から決めるかを書きます。

Notionが使われないのは、機能が多すぎるからではない

何をNotionに置くかと、誰が直すかが決まっていないので、ページが散らかり、信用されなくなるのが一番の原因です。

Notionは、白紙のページから何でも作れる道具です。表も、データベースも、手順書も作れます。この自由さが、定着しない会社では裏目に出ています。止まりかけたNotionを見ると、たいてい次のどれかが当たっています。

何でも置けるので、どこに何があるか分からない

置き場所のルールが無いまま、各自が思い思いの場所にページを作ります。同じ手順書が二つの場所にあり、どちらが新しいのか分かりません。探しても見つからない人は、聞いたほうが早いと考えます。一度そう覚えた人は、もう探しに来ません。

ファイルの置き場所で同じことが起きる話は、ファイルを探す時間が減らない会社へに書きました。Notionでも構造は同じです。

古いページが残り、読んでも信用できない

作った人が異動したり辞めたりすると、そのページを直す人がいなくなります。中身は古いまま、検索には出てきます。一度でも古い手順で失敗した人は、Notionの情報を確かめ直すようになります。確かめ直すなら、最初から人に聞いたほうが早い。こうして読む人が減っていきます。

書く人だけが手間をかけている

ページを書く人は時間を使うのに、それで楽になるのは読む人です。読む人が来ないと、書く人は書いた意味を感じられず、やがて書かなくなります。書いた人が得をしない構造は、マニュアルが読まれない理由と同じです。

まず「誰がいつ見ているか」をページアナリティクスで確かめる

感覚ではなく、大事なページのアナリティクスで、閲覧数と閲覧者を確かめます。

立て直す前に、Notionが本当に読まれていないのか、一部のページだけが読まれているのかを確かめます。Notionの公式ヘルプ「Notionのページアナリティクス」によると、ページの上にある「•••」から「更新一覧・アナリティクス」を選び、「アナリティクス」タブを開くと、ページの総閲覧数とユニーク閲覧数がグラフで見られます。ページの作成者、編集者、閲覧者と、閲覧した日時も確認できます。

ただし、ページアナリティクスを見られるのは、そのページのオーナーか編集者だけです。見たいページの編集権限があるかを先に確かめてください。

Notionの料金ページによると、フリープランとプラスプランでも、ページ閲覧者のリストと閲覧数の推移のグラフは見られます。ビジネスプランでは、これにページ更新者のリストが加わります。

見るのは、全部のページではありません。「みんなが見るはず」と思って作ったページを3つから5つ選び、次のことを確かめます。

• 閲覧者の顔ぶれ：見ているのは作った本人と一部の人だけか。見るはずの部署の人が入っているか
• 閲覧数の推移：作った直後だけ増えて、その後止まっていないか
• 最後に直した日：中身が今の手順と合っているか

ワークスペース全体の閲覧数や最終更新日を一覧で見る機能もありますが、公式ヘルプ「Notionのワークスペースアナリティクス」にあるとおり、これはエンタープライズプランの機能です。中小の会社なら、ページごとに確かめるので足ります。

置く用途は1つに絞り、ページごとに持ち主を決める

全部の情報を移そうとせず、1つの用途だけを「これはNotionにしか置かない」と決めます。

定着させようとして、多くの会社は「社内の情報は全部Notionへ」と呼びかけます。でも、全部を一度に移すと、何をどこに書くかを書く人が毎回判断することになります。判断が要る作業は続きません。

先に決めるのは、どの用途をNotionに置くかです。それも一つだけにします。

たとえば、入社や退職、経費の申請など、総務の手続きの案内を移すと決めたとします。「手続きの案内は、Notionの『総務の手続き』のページにだけ置く。紙やチャットで聞かれたら、そのページのリンクを返す」と決めます。聞く人にとっては、そこを見れば答えがあるので、Notionを開く理由ができます。答える人にとっては、同じ質問に何度も答えなくて済みます。

ページごとに「直す人」を一人決める

用途を決めたら、その中のページごとに持ち主を決めます。持ち主は、そのページの中身が古くなったら直す人です。作った人ではなく、その仕事を今担当している人にします。人が替わったら、持ち主も替えます。

大きい会社のやり方は持ち込まない

大きな会社では、全社のページ構成を先に設計し、部署ごとに一斉に移す進め方もあります。人の足りない会社では、それはできません。設計を作っている間に、現場は今までどおりチャットと口頭で回し続けます。

一つの用途が回るまで、ほかの用途には広げません。その用途で「聞かれたらリンクを返す」が1か月続いたら、次の用途に進みます。地味ですが、これが一番戻りません。

「うちのNotion、何から置き直せばいいか」から、ご相談ください。今の情報の置き場所を一緒に見て、最初に絞る用途と、ページの持ち主を決めるところから始めます。

古くなったページを放置しない仕組みを作る

古い情報が一度でも残ると読まれなくなるので、見直す日をページに持たせます。

ビジネスプランとエンタープライズプランなら、Notionの「認証」が使えます。公式ヘルプ「NotionのWikiと検証済みページ」によると、編集権限のあるページで「認証」を選び、有効期限を特定の期間にするか無制限にするかを選べます。ページを認証するには、少なくとも一人のオーナーが必要です。料金ページの説明では、認証済みのバッジは検索結果とAIの引用にも表示されます。

有効期限を決めておけば、そのページは「いつまで信用してよいか」が読む人に分かります。期限が来たら、持ち主が中身を確かめて認証し直します。

フリープランやプラスプランでは認証は使えません。その場合は、ページの一番上に持ち主の名前と、次に見直す日を一行で書いておきます。仕組みとしては同じです。

もう一つ、フリープランで知っておくべきことがあります。料金ページによると、ページを以前のバージョンに戻せる「ページの履歴」は、フリープランでは7日分です。プラスプランは30日、ビジネスプランは90日、エンタープライズプランは無制限です。誰かが大事なページを書き換えてしまっても、気づくのが遅れると戻せません。手順書のように書き換えられて困るページは、編集できる人を持ち主だけに絞っておくと安心です。

使わなくなったツールを直すか捨てるかで迷っているなら、SaaSが使われない3つの理由も参考にしてください。連絡の置き場が散らかっている場合は、Slackが定着しない理由に同じ型の立て直し方を書きました。

今日からやること

よくある質問

Notionが使われないのは、社員がITに不慣れだからですか。

ほとんどの場合、違います。Notionで迷うのは操作より「どこに書くか」と「どれが新しいか」です。使い方の研修を増やす前に、置く用途と持ち主が決まっているかを確かめてください。

Notionはやめて、別のツールに乗り換えたほうがいいですか。

乗り換えるだけでは、同じことが起きます。何を置くかと誰が直すかが決まっていなければ、どのツールでもページは散らかり、古い情報が残ります。乗り換えを考える前に、今のNotionで一つの用途が回るかを試してください。それでも回らなければ、やめる判断もあります。

テンプレートを入れれば使われるようになりますか。

テンプレートは、書く形をそろえるのには役立ちます。ただ、誰がそのページを直すのかまでは決めてくれません。テンプレートを入れる前に、そのページの持ち主を決めてください。

無料のまま使い続けても大丈夫ですか。

少人数で、用途を絞って使うなら、無料のままでも始められます。ただ、Notionの料金ページによると、メンバーが2人以上のフリープランではブロック数に制限があり、ページの履歴も7日分です。書き換えを戻せる期間が短いことは、知ったうえで使ってください。

まとめ

Notionが使われないのは、機能が多すぎるからではありません。何でも置けるのでどこに何があるか分からない、古いページが残って信用されない、書く人だけが手間をかけている。原因は、何を置くかと誰が直すかの決め方にあります。

まず大事なページのアナリティクスで、誰がいつ見ているかを確かめます。そのうえで、置く用途を一つだけ決め、ページごとに持ち主と見直す日を決めます。聞かれたらページのリンクを返すことを続けると、Notionを開く理由が生まれます。

見るべきは、Notionのページがいくつあるかではなく、聞かずに済んだ質問がいくつあるかです。一つの用途が回れば、次に置くものも見えてきます。